Copulada con Elena Skvortsova, HRD en Muse Group
La concept de un “día sin reunir” es una venta fácil, especialmente cuando el 70% de los trabajadores creen que el correo electrónico podría reemplazar más de una cuarta parte de sus reuniones, y el 28% de las reuniones dejan a los empleados con efectos negativos duraderos, incluidos el compromiso y la productividad deteriorados. Bloquee un día a la semana, libere a su equipo de la fatiga de Zoom y los equipos, y voilà: el trabajo profundo y la productividad florecen, la microgestión y el estrés reducidos. Al menos, esa es la teoría.
Pero cualquiera que haya intentado esto sabe cuán rápido pueden desentrañar los beneficios. Las reuniones no desaparecen; Ellos migran. Los mensajes y los correos electrónicos flojos se multiplican. Preguntas que se habrían abordado en un stand-up rápido ahora flotante, sin resolver. Y en lugar de sentirse empoderado, las personas pueden sentirse más desconectadas.
No queríamos que nuestro día sin reunión fuera solo otra casilla en una lista de deseos de trabajo asincrónico. Queríamos que lo hiciera trabajar – Para crear un valor actual para el tiempo, la creatividad y el enfoque de las personas. Para llegar allí, tuvimos que repensar por qué Nos reuníamos en primer lugar.
El verdadero problema no es reuniones
Cuando los equipos intentan implementar un día sin reunión, a menudo es con buenas intenciones, pero sin soporte estructural. Las reuniones se envuelven en los otros cuatro días, haciendo que los calendarios sean aún más estrechos. Comunicación cambia los canales: un ping flojo aquí, un hilo de correo electrónico allí, y pronto ese precioso “tiempo de enfoque” se ha ido.
La colaboración también puede recibir un éxito. Según un estudio de la Escuela de Negocios de Harvard de 2023, los días sin reunión aumentaron la productividad particular person en un 35%, pero tuvo el costo de una caída del 25% en la colaboración entre equipos. Para roles o proyectos que requieren constantes de ida y vuelta, el trabajo asincrónico no siempre es sencillo. Bloquear el tiempo sincrónico puede, sorprendentemente, detener el impulso si no hay sistemas de toma de decisiones fuertes.
Aprendimos esto de la manera difícil. Pensamos que el problema no es reuniones, es nuestra relación con ellos.
Con demasiada frecuencia, las reuniones son el valor predeterminado. Se utilizan para decisiones, actualizaciones, lluvia de concepts o solo porque siempre han estado allí. Nos dimos cuenta de que la verdadera oportunidad no period solo para tallar el tiempo de silencio. Estaba reescribiendo el libro de reglas para cómo y por qué Nos reunimos en primer lugar.
Cómo hicimos los días sin reunir
En lugar de comenzar con una política, comenzamos con un cambio de mentalidad al considerar las reuniones como la forma más cara de resolver problemas y tratar el tiempo sincrónico como un recurso valioso. Después de todo, una reunión de 30 minutos con solo tres empleados puede costar una empresa entre $ 700 y $ 1,600, encontró Shopify.
Nos preguntamos: “¿Cómo pueden suceder las decisiones? sin reuniones? “Eso llevó a un replanteamiento de toda la empresa no solo de no solo cuandopero cómo Nos comunicamos. Abrazamos una cultura asincrónica primero, basada en la creencia de que la comunicación no tiene que ser inmediata para ser efectiva. A partir de ahí, introdujimos un conjunto de prácticas que remodelaron nuestra cultura de reunión e hicieron que los días sin reunión una parte duradera de cómo trabajamos.
Esto es lo que hizo que nuestro miércoles sin reunión se quedara:
- Async-First Mindset: Se alienta a cada miembro del equipo a comunicarse primero por escrito. Los registros de decisiones, las plantillas de proyectos y la documentación clara se utilizan en lugar de discusiones en tiempo actual siempre que sea posible para impulsar la toma de decisiones asíncronas.
- Pautas, no reglas: Nuestros miércoles sin reunir no se trata de rigidez, se trata de intención. No prohibimos las reuniones por completo: los problemas de producción urgentes, los soportes diarios para equipos de alta frecuencia o sincronizaciones críticas de equipo cruzado aún se permiten. Estas excepciones intencionales ayudan a garantizar que la colaboración permanezca fluida y nadie se bloquee, al tiempo que sigue protegiendo el enfoque como el valor predeterminado.
- Se respeta el modo de enfoque: Los miércoles, muchos de nosotros establecemos nuestro estado interno para “no molestar”. También aconsejamos explícitamente a los colegas que no esperen respuestas rápidas y que eviten llegar a menos que sea realmente smart al tiempo. Para apoyar esto, introdujimos una ventana de respuesta de 72 horas para mensajes internos, lo que ayuda a cambiar el enfoque de la velocidad a la consideración.
- Trabajo profundo por diseño: Guiamos a los equipos para reservar proyectos estratégicos grandes y grandes para los miércoles, tareas que requieren pensamiento y flujo ininterrumpidos) e ignoran las tareas y correos electrónicos de rutina. Ese es el día para escribir, planificar y construir con atención indivisa. El tipo de trabajo que se rompe con demasiada facilidad una alerta de calendario o un zumbido flojo.
- Repensar la colaboración sincrónica: Irónicamente, los miércoles se han convertido en nuestro tiempo preferido para retrospectivas de forma larga o concepts de concepts de varias horas. ¿Por qué? Porque si una reunión debe Sucede, queremos que sea sustancial, significativo y libre de presión de tiempo. Esto también refuerza el valor del tiempo de reunión.
Por supuesto, reservar un día solo funciona si las reuniones que llenan el resto de la semana también son intencionales. Para garantizar que nuestras reuniones sean consistentemente productivas y respetuosas con el tiempo de todos, establecimos algunas reglas básicas:
• Cada miembro del equipo establece sus horas de trabajo en un calendario, lo que permite el trabajo de asíncrono y el respeto a las diferencias de la zona horaria.
• Cada invitación de la reunión debe incluir un objetivo, una agenda y un enlace a una página de notas de reunión previamente llena para que todos vengan preparados.
• Cada reunión tiene que configurarse por no más de 40 minutos.
• Se debe seguir la agenda de reuniones, y la página de Notas de la reunión está llena por todos los participantes.
Un cambio en la cultura de reuniones
Si bien todavía estamos temprano en el proceso, el experimento se ha introducido hace unos dos años, nuestro equipo ya ve los beneficios. El 88% de los miembros del equipo encuestado están de acuerdo en que la no reunión de los miércoles los ayuda a concentrarse en tareas sin distracción, el 79% cube que les ha vuelto más fácil asignar tiempo para proyectos grandes y complejos, y el 62% menciona que un día sin reuniones les ayuda a mejorar la calidad del trabajo y la atención a los detalles.
Pero nada de esto funciona sin intención. Los días sin reunión no pueden ser “días libres” de la comunicación. Deben ser zonas activas y cuidadosamente protegidas para hacer el tipo de trabajo que realmente mueve las cosas hacia adelante.
Es tentador tratar los días sin reunión como una bala de plata para la productividad. Lo que realmente funciona es crear una cultura donde las reuniones son deliberadas, no automáticas. Donde los equipos están facultados para tomar decisiones de forma independiente. Donde la comunicación es clara, decidida y (siempre que sea posible) asíncrona.
Ahora, nuestros miércoles no se tratan de tener menos reuniones. Se trata de construir mejores hábitos el resto de la semana y priorizar las reuniones que importan. Cuando su equipo sabe que el enfoque profundo está protegido, y cuando las reuniones que suceden son de alta calidad y necesarias, encontrará que la productividad no solo se restaura, está reinventada.
